आपणी हथाई न्यूज़, संभागीय आयुक्त वंदना सिंघवी के निर्देशानुसार गुरूवार को सरदार पटेल मेडिकल कॉलेज के ई-क्लास रूम में राजकाज पोर्टल पर ई-फाइल तथा ई-डाक से संबंधित कार्यों को संपादित करने का एक दिवसीय प्रशिक्षण कार्यक्रम आयोजित किया गया।प्रशिक्षण कार्यक्रम में 15 संभाग स्तरीय कार्यालयों के 5-5 कार्मिकों को प्रशिक्षण प्रदान किया गया। सहायक प्रोग्रामर रविप्रकाश ने कार्मिकों को ई-फाइल के माध्यम से ऑनलाइन नोटशीट तैयार करने, नोटशीट के साथ सहायक दस्तावेज अपलोड करने तथा उसे उचित माध्यम से कार्यालयध्यक्ष को प्रेषित करने, पदानुक्रम में नोटशीट प्रेषित करने, कार्यालयध्यक्ष द्वारा संबंधित नोटशीट अथवा फाईल पर टिप्पणी करने के पश्चात संबंधित कार्मिकों को पुनः प्रेषित करने संबंधी जानकारी प्रदान की। उन्होंने कहा कि ई-फाइल प्रणाली में नोटशीट अथवा फाइल को प्रेषित करने में पद का क्रम अत्यंत महत्वपूर्ण है। किसी भी कार्यालय के कनिष्ठ सहायक अथवा वरिष्ठ सहायक द्वारा फाइल को अपने से वरिष्ठ अधिकारी अथवा कार्मिक को तथा उनके द्वारा टिप्पणी करने के उपरांत ही कार्यालयध्यक्ष को प्रेषित की जानी चाहिए।
प्रोग्रामर विवेक आर्य ने राजकाज के माध्यम से डिजिटल साइन तथा डाक को इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से अन्य विभाग को प्रेषित करने के बारे में जानकारी दी। उन्होंने बताया कि किसी भी डाक को प्रेषित करने से पूर्व उस पर डिजिटल साइन किए जाने अनिवार्य हैं। इसके अतिरिक्त अन्य विभाग से प्राप्त डाक को ऑनलाइन रिसीव करने तथा पीयूसी की जानकारी प्रदान की।सहायक प्रोग्रामर अनिल कुमार ने राजकाज के अन्य ऑप्शन की जानकारी प्रदान की। उन्होंने कहा कि राजकाज पर प्राप्त किसी भी फाइल का निर्धारित समय में डिस्पोजल किया जाना आवश्यक है। निर्धारित समय पर डिस्पोजल नहीं करने की स्थिति में संबंधित कार्मिक की राजकाज आई डी पर औसत डिस्पोजल समय बढ़ता जाएगा।
पाक्षिक बैठक में दिए थे निर्देश
संभागीय आयुक्त ने सोमवार को आयोजित संभाग स्तरीय पाक्षिक बैठक में संभाग के सभी कार्यालयों में ई फाइलिंग व्यवस्था लागू करने के निर्देश दिए थे। इसके पहले चरण में संभाग स्तर के पंद्रह विभागों के कार्मिकों को प्रशिक्षण दिया गया। इनके द्वारा निचले स्तर तक ई-फाइलिंग व्यवस्था को लागू किया जाएगा।
